Réunion réussie

Trucs & astuces pour une réunion réussie

Aaaahhh les temps de rencontres dans les collectifs… Un vrai plaisir de se retrouver, un bel élan d’énergie collective, l’occasion de recharger son énergie, de repartir à l’action de plus belle… C’est souvent vrai, mais ! Mais il arrive aussi que les temps de réunions soient des temps frustrants. Qui n’a jamais participé à une réunion qui déborde LARGEMENT de l’heure annoncée ? Une réunion où on a l’impression de ne pas avancer, avec des débats sans fin, sans décision… Alors, comment animer une réunion réussie ?

Comme nous le disions dans l’infographie sur les 12 travaux de l’implication, les rencontres régulières sont le cœur de votre collectif ! Il est donc important de prendre soin de ces temps collectifs et de tout mettre en œuvre pour des réunions réussies. Nous apprécions tout particulièrement 3 ressources :

• le module Koopera « Trucs & astuces pour des réunions efficaces » avec notamment le visuel du « jeu de la réunion réussie » d’Esper
• « le jeu de la réunion » du collectif Solucracy
• « le guide de survie en réunion » du même collectif

Face à ces 2 jeux de la réunions, on a eu envie de vous proposer une infographie sur le sujet. C’est un mix de ces 2 propositions, de nos expériences personnelles et des conseils que l’on donne dans la formation à la coopération Animacoop que nous animons sur Lyon. En route pour une réunion réussie !

Les 12 étapes d’une réunion réussie

Pour bien démarrer

Eh oui, une réunion peut se rater avant même d’avoir commencé 🙂 Voici donc les 3 choses à avoir en tête avant de commencer !

1. Choisir une date commune

L’idéal pour s’assurer de la participation du plus grand nombre, c’est de fixer la date ensemble. C’est faisable lorsqu’on est ensemble et pas trop nombreux·ses. Dans les autres cas de figure, on aime bien utiliser un outil comme framadate. Et voilà une bonne chose de faite !

2. Co-construire l’ordre du jour

Si vous avez exploré les ressources qu’on a proposées plus haut, il y a débat. Pour une réunion réussie, certain·es proposent de co-construire l’ordre du jour au tout début de la réunion, d’autres en amont.

Nous sommes plutôt adeptes de la deuxième option : en amont. Parfois, on propose en plus de revoir cet ordre du jour co-construit en début de réunion – un équilibre entre les 2 usages quoi 🙂 Pour cela, n’importe quel outil de co-écriture comme framapad fait l’affaire. Co-construire l’ordre du jour en amont a un autre avantage : il sert alors de délesteur. Chacun·e peut déposer une idée quand iel veut pour ne pas l’oublier. On a l’esprit tranquille et on peut se concentrer sur autre chose.

3. Pour chaque sujet, définir un objectif

Pour chaque sujet de l’ordre du jour, l’idéal est de préciser s’il s’agit d’une information (qui ne nécessitera pas forcément de réaction), d’une idéation (processus créatif, besoin d’idées, d’en parler, discussions…) ou d’une décision ! Bien sûr, un même sujet peut poursuivre plusieurs objectifs. On conseille néanmoins de ne pas avoir les 3 objectifs sur un même sujet pendant la même réunion. Cela voudrait dire que l’on doit prendre une décision sur un sujet que l’on vient de découvrir… jamais l’idéal 🙂

Pour bien animer

Félicitations, tout est en place pour que cette réunion soit réussie ! Alors, place à la réunion 🙂

4. Prévoir un temps d’inclusion

Inclusion, météo, check-in… chacun·e a son vocabulaire mais l’idée est la même : marquer le début de la réunion. Cette phase là peut poursuivre plusieurs objectifs : briser la glace, favoriser l’interconnaissance, permettre à chacun·e de dire « comment ça va ? », rentrer dans le sujet en donnant ses attentes, etc. À vous de voir ce qui est le plus pertinent – l’un des objectif, n’empêche pas l’autre. Il est possible d’en enchainer plusieurs, une météo puis de l’interconnaissance, par exemple. Et voici une myriade d’outils pour le faire (voir le filtre « ouvrir et clôturer ») !

5. Déterminer les rôles clés

Là encore, les rôles dépendent de votre collectif et du type de rencontre. Néanmoins, on voit souvent revenir les rôles suivants : animer, prendre des notes, garder un œil sur le temps ou encore faire circuler la parole.

6. Co-définir le cadre commun

Dernière étape avant de renter dans le vif du sujet. Pour que tout se passe bien, l’idéal est de définir ensemble un cadre commun (on parle d’accords de groupe de notre côté). Le fait de définir ce cadre ensemble permet de sonder les besoins de chacun·e mais aussi de partager la responsabilité de son application. Si le temps manque, on peut toujours proposer quelques règles pré-établies (ses propres besoins ?), puis proposer aux personnes présentes de les compléter. Cette ouverture permettra assurément à l’animateur·ice de ne pas se retrouver dans un rôle de gendarme, ayant édicté les règles seul·e. Pour les groupes qui se voient longtemps ou régulièrement, cette étape 6 nous semble cruciale !

7. À chaque sujet, sa méthode d’animation

Pour chaque sujet prévu à l’ordre du jour, vous pouvez prévoir une animation adaptée (d’où l’intérêt d’avoir les sujets à l’avance pour y réfléchir en amont). Il s’agit de trouver la méthode adéquate pour répondre au mieux à l’objectif du sujet abordé. Veillez aussi à une alternance des temps pour rendre la réunion plus vivante : en terme d’objectif, en plénière ou en sous-groupes, en mouvement ou immobile, etc. Ils existent beaucoup d’outils d’animation, on vous invite à vous rendre sur Interpole pour trouver ce que vous cherchez – ce site est animé par la communauté des formateur·ices Animacoop dont nous faisons partie.

À noter : l’idée n’est pas tant de vouloir absolument trouver une méthode pour tout, mais plutôt d’y avoir réfléchi pour faciliter au mieux chaque temps, plutôt que de le subir. À ce sujet, on vous conseille l’excellent article d’Anthony Brault : Faut-il des outils pour animer une réunion ?

8. Être en attention au groupe

Qu’est-ce que ça veut dire « être en attention » ? Vous pouvez retrouver cette notion dans notre infographie intention VS attention. Pour favoriser la coopération, nous invitons à questionner sa posture et à développer son attention au groupe plutôt que d’être principalement en intention (comme on nous l’a souvent appris) . Vous pouvez par exemple vous demander : « Que se passe-t-il en ce moment ? Comment est reçue la proposition ? Quels débats ont lieu ? ». Dans le cadre d’une réunion, ça peut vouloir dire d’accepter que le cadre imaginé s’adapte à ce qui se passe, quitte à revoir le déroulé, plutôt que de vouloir à tout prix atteindre l’objectif fixé avec les moyens imaginés. Une fois encore, l’idéal et de co-construire la réponse à apporter avec le groupe.

Exemple : « Le sujet que nous abordons provoque de grands débats, il reste 3 points à aborder à l’ordre du jour, que faisons-nous ? On continue sur ce sujet et on voit le reste une prochaine fois ou on constitue un groupe de travail qui va creuser le sujet et on passe à la suite ? »

9. Définir les prochains petits pas (PPP), vérifier que chacun est attribué à une personne

Pour chaque sujet évoqué, il est important de se demander si un PPP est nécessaire. Si oui, le ou lesquels ? Idéalement, cela se fait au fur et à mesure de la réunion, quand les sujets sont évoqués. L’important est de bien les clarifier pour être sûr·es que la réunion aboutisse à la mise en œuvre d’actions concrètes.

Dans la continuité, il est préférable de s’assurer qu’une ou plusieurs personnes sont garantes de chaque prochain petit pas pour qu’il soit bien mis en œuvre.

10. Prévoir un temps de déclusion

En miroir de l’inclusion du début de la réunion, il est important de prévoir un temps de déclusion. À nouveau, il peut avoir plusieurs objectifs possibles : comment chacun·e se sent ? Avec quoi je repars ? Qu’est-ce que j’ai appris ?… et de nouveaux une multitude d’outils (voir le filtre « ouvrir et clôturer ») !

Pour bien finir

Félicitations, votre réunion est presque réussie, reste à conclure avec brio pour garder et démultiplier cette belle énergie 🙂

11. Proposer un temps convivial

La convivialité et l’interconnaissance sont des facteurs importants pour favoriser la coopération dans un groupe. N’hésitez pas à conclure votre réunion par un temps convivial : repas partagé, goûter, apéro… Peu importe la forme, l’idée est que celles et ceux qui le souhaitent puissent continuer à discuter de manière informelle.

12. Partager le compte-rendu à tout votre collectif

Félicitations, la réunion est finie et elle est officiellement réussie ! Un dernier point : rendre accessible le compte-rendu à l’ensemble de votre collectif. Pourquoi l’ensemble de votre collectif, et pas juste les personnes présentes ? Comme on le dit dans les 12 travaux de l’implication, l’implication est une question de pourcentage. Si vous restreignez l’information, vous aurez mécaniquement moins d’implication. Le combo gagnant : rendre le compte-rendu digeste (en ajoutant au début un résumé des idées clés, un relevé de décisions, etc.), stocker ce compte-rendu sur votre gare centrale et relayer l’information auprès de votre collectif en en profitant pour lancer la prochaine date.

Variante : Vous pouvez co-écrire le compte-rendu à plusieurs, en direct pendant la réunion, comme ça il est déjà prêt à la fin. Il n’y a plus qu’à faire remonter les infos essentielles.

La prochaine partie est déjà lancée, bien joué 😉

Découvrez l’école pour réussir toutes vos réunions

Parce qu’il vaut mieux en rire, on vous laisse avec cette jolie vidéo de Karim Duval sur le sujet !